Recomendaciones para el adecuado funcionamiento de las listas de correo electrónico de Infomed

  Las listas de correo son un servicio de Internet que consiste en relacionar a un conjunto de personas (suscritores), interesado en un tema común, a través de una sola dirección de correo electrónica.
Permiten la distribución e intercambio masivo de información entre múltiples usuarios a la vez. Pueden ser de distribución o de discusión. Las de distribución son aquellas que se usan principalmente como un medio unidireccional de información y en la que solo pueden escribir las personas encargadas de administrarlas o moderarlas.Las listas de discusión permiten enviar y recibir mensajes a todos los miembros de la lista.

Las listas pueden ser moderadas y eso permite que los mensajes enviados sean aprobados por el administrador o moderador antes de ser publicados.

Infomed brinda este servicio que tiene como objetivo apoyar el trabajo de colaboración entre grupos de usuarios con intereses comunes y distribuidos geográficamente en el país y en el exterior en el entorno académico y científico de la salud. También contribuye a la distribución de información de interés para la comunidad de usuarios de nuestra red.

Solicitud del servicio

La solicitud de este servicio debe contar con un respaldo institucional y se realiza en el Departamento de Atención a Usuarios de Infomed siguiendo el Procedimiento para el servicio de Listas de correo electrónico de Infomed

Existe más de un centenar de listas funcionando en nuestra red que abarca un amplio abanico de especialidades y temas de salud.

Recomendaciones para el uso eficiente de las listas:

• Todas las listas deben tener además de un administrador (que es el máximo responsable de su buen funcionamiento) un moderador que colabore en las tareas de atención y mantenimiento.
• Los temas tratados deben estar en función de los objetivos para los que se creó la lista.
• La política y criterios de suscripción, aportación de contribuciones, moderación, visualización de suscriptores y de los archivos de mensajes son definidos por los administradores de cada lista.
• Pueden crearse recomendaciones propias dentro de cada lista siempre que no lleven al incumplimiento de los  procedimientos para las listas de correo de Infomed.
• Se debe recordar que la lista puede ser moderada, por lo que los mensajes enviados no se publicarán de inmediato, antes deben aprobarse. Este proceso no debe exceder las 24 horas.
• Los mensajes deben ser firmados. Las firmas deben ser cortas. Cuatro líneas es un límite aceptable. Debe contener siempre el nombre y apellido, centro laboral y ubicación geográfica, si fuera procedente (localidad y país).
• La redacción y la ortografía deben ser correctas.
• Debe existir un tratamiento respetuoso y cordial.
• Es importante especificar el origen de las ideas que no sean propias. Se debe mencionar las fuentes.
• Se recomienda tener en cuenta el formato de texto usado en la lista, por lo general las listas usan texto sin formato.
• En el asunto se deben usar frases breves y descriptivas y éste siempre debe guardar relación con el contenido del mensaje para facilitar su rápida comprensión. Si una discusión deriva hacia otro asunto, éste se debe cambiar a otro que refleje lo que se trata. Tal precaución ayuda a orientar al resto sobre lo que tratan los mensajes recibidos y permite una revisión más rápida en los archivos de la lista.
• Los usuarios de este servicio no deben sentirse obligados a responder con un comentario personal a todos y cada uno de los mensajes. Se debe responder o enviar un nuevo mensaje cuando exista algo sustancioso o nuevo que aportar.
• Se recomienda que al responder no se cite mensajes anteriores completos, como máximo un par de líneas o solo las partes del mensaje sobre las que desea opinar  Si el programa lector de correo que utilizan los usuarios cita el mensaje automáticamente, se debe desactivar esa opción, o bien, eliminar las líneas que sobren.
• El tamaño de los mensajes no debe exceder los (200 kb?). Y los archivos adjuntos deben ser aprobados por el administrador o moderador. Las listas no son una herramienta para el envío indiscriminado de información o ficheros. Existen canales alternativos, como el web, que permite publicar información destinada a muchos usuarios.
• Escribir en letra mayúscula todo el mensaje puede interpretarse como una
  conducta agresiva, solo se deben usar para recalcar alguna palabra o idea.

Sitios web con información sobre listas de correo en Infomed:

• Listas de correo funcionando en infomed: http://listas.red.sld.cu/mailman/listinfo
• Procedimientos para crear una lista de correo en Infomed: http://soporte.sld.cu/lista-de-correos
• Sitio de Grupos de colaboración: http://www.grupos.sld.cu

Fuente de Información

MsC. Maite Abreu García
Especialista del Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas. INFOMED. La Habana, Cuba.